Campo Grande (MS) – Na semana passada a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) realizou a terceira fragmentação de documentos supervisionada por servidores da Coordenadoria da PGE (Copge) que foram orientados pela coordenadora Especial de Gestão Documental, da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD), Doralice Martins, e sua equipe.
A avaliação para julgar quais papeis poderiam ser enviados para este processo foi realizada de acordo com a tabela de temporalidade de documentos elaborada pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (Cada), da PGE, e que também criou um fluxograma contendo as instruções necessárias para a execução desse procedimento.
A primeira vez que a PGE fragmentou documentos foi em dezembro de 2019 com quase uma tonelada de papel. Na segunda ação a pesagem foi de aproximadamente 150 quilos de papel, de acordo com os servidores da PGE que participaram dos trabalhos. Já, neste terceiro procedimento, foram fragmentados 415 quilos.
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- Separação do material por servidores da Copge.
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- Foram feitos alguns carregamentos até o local da fragmentação.
A efetiva separação documental está de acordo com a lei vigente, por meio do decreto nº 15.168 de 25 de fevereiro de 2019, no qual aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos documentos das atividades-meio, produzidos pela Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul.
Considerando que é dever do Poder Público a gestão da documentação de arquivo e assegurar o acesso às informações nela contida, conforme o disposto no § 2º do art. 216 da Constituição Federal e no art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e que compete ao Estado a definição de critérios de organização, gestão e de acesso aos documentos de arquivo.
Fotos: Copge