No último dia 19 de setembro, no Auditório Pantanal, na sede da Procuradoria-Geral do Estado, os servidores da PGE foram capacitados em gestão documental pela professora Doralice Martins, Coordenadora Especial de Gestão Documentos e Imprensa Oficial da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização.
O ciclo vital dos documentos e a importância de guarda ordenada e sistematizada destes foram amplamente debatidos no decorrer do evento, assim como os métodos de arquivamento nas modalidades alfabética, ideográfico, temático, geográfico e numérico.
“Não existe arquivar “do meu jeito”, mas sim arquivar do jeito correto. O conhecimento das metodologias e aplicação destas nas atividades diárias contribui para uma Administração mais célere e eficaz” pondera a professora Doralice.
Para a Procuradora do Estado Ana Paula Ribeiro Costa, presidente de Comissão de Avaliação de Documento de Arquivo – CADA, “arquivar com vistas a descarte futuro é a maneira mais eficiente para se evitar o acúmulo de papéis e documentos desnecessários na Administração Pública. Se no momento da produção e arquivamento deste houver a classificação de acordo com a tabela de temporalidade, quando chegar o prazo para descarte, não precisará haver análise do conteúdo do documento. A etapa realizada em momento anterior torna o procedimento de descarte mais ágil e seguro”.
A capacitação abordou os métodos de arquivamento não só para os documentos físicos, com suporte em papel, Cds e outros, mas trouxe a reflexão sobre o armazenamento de dados e documentos no meio digital e a necessidade de guarda segura.
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