A UNIRH (Unidade de Recursos Humanos) da PGE-MS (Procuradoria-Geral do Estado) finalizou, no último mês, o trabalho de Mapeamento de Processos, um método que consiste em levantamento e análise de contexto do setor, treinamento das pessoas envolvidas, desenho dos fluxos de processos de trabalho, implementação de ferramentas de melhorias, capacitação da equipe nos processos melhorados, dentre outras atividades. O trabalho, realizado em parceria com a CIGE (Coordenadoria de Inteligência e Gestão Estratégica), teve início em meados de 2020.
Um dos grandes marcos para melhoria das rotinas e processos de trabalho foi a Resolução PGE/MS/ Nº 359, de 16 de março de 2022, que trata da reestruturação das atividades. Dentre os pontos abordados, estão as definições e regramentos de férias, recesso e compensações. Também ficaram definidas diretrizes referentes aos atos funcionais, como lotação, exoneração e nomeação de Procuradores ou Servidores. A resolução estabelece ainda normas de tramitação e protocolo de documentos dentro do setor de Recursos Humanos.
Aliadas a isso, estão as melhorias implementadas com o CDoc-RH (Controle de Documentos), que possibilitou a organização dos dados existentes no setor, a padronização do trabalho com o estabelecimento de rotinas e prazos, bem como a redução de atividades que não agregavam valor ao setor.
Atualmente, a UNIRH trabalha dividida por temas de processos, no qual cada servidora atua de forma coordenada, sendo que todas as partes envolvidas possuem conhecimento daquilo que está sendo executado no setor.
“A importância do mapeamento de processos vai além de identificá-los e apontar lacunas para realizar melhorias. Ele também possibilita uma grande redução de custos, já que mostra falhas no sistema e promove uma visão ampla dos processos utilizados pela organização. Com ele, a instituição consegue perceber gargalos, identificar os responsáveis por cada etapa do processo, fazer uma previsão quanto ao tempo de cada um e, ao meu ver, o mais importante é a definição dos padrões gerenciais de qualidade, padronizando a execução do processo do início ao fim”, explicou a gestora do RH, Marli Antunes Nilles.
Dentre as melhorias proporcionadas após o Mapeamento de Processos estão, de forma resumida: implementação de novas rotinas de tarefas, enxugamento de atividades desnecessárias, consolidação de mecanismos de controle e remoção de processos de trabalho não pertinentes às atribuições da UNIRH.
Durante o levantamento, UNIRH identificou 103 processos de trabalho
A princípio, foram identificados 103 processos de trabalho pela UNIRH. Em análise junto à CIGE, foi observado que muitos não eram executados de forma isolada, pois faziam parte de um outro processo principal. Constatou-se também a necessidade de transferir alguns deles para outra unidade responsável dentro da COPGE (Coordenadoria da PGE), cuja responsabilidade era mais assertiva.
Por fim, o trabalho resultou na otimização dos fluxos existentes e foram aplicadas melhorias na operacionalização, reduzindo para 82 o total de processos identificados no setor.
Assessoria de Comunicação PGE-MS