O LabPDI (Laboratório de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação) está desenvolvendo uma nova versão do C-DOC (Sistema de Controle de Documentos). A iniciativa vai ao encontro das diretrizes do Governo Digital e pretende modernizar ainda mais a digitalização e o controle de documentos na PGE-MS (Procuradoria-Geral do Estado de Mato Grosso do Sul).
Considerando o grande fluxo em algumas Procuradorias Especializadas e Coordenadorias Jurídicas, o Laboratório irá aperfeiçoar o sistema implantado em 2021 a fim de agilizar o trabalho dos servidores e procuradores do Estado.
O Técnico e Pesquisador em Tecnologia da Informação, Ricardo Antônio Sampaio da Costa, explica que a nova versão do sistema irá proporcionar maior facilidade aos usuários, isso porque o sistema será migrado para uma plataforma web e poderá ser acessado de qualquer lugar.
“Uma das grandes mudanças do C-DOC é que antes ele apenas realizava o controle de documentos, hoje trazendo essa solução nova será possível produzir as peças dentro do próprio sistema. Isso auxiliará muito na parte de estatística e na qualidade de produção das peças, além de garantir que todos os documentos em formato digital estejam armazenados em uma única plataforma”, explicou.
Novo layout do C-DOC
Para o desenvolvimento da nova versão desta ferramenta foram realizadas diversas etapas: criação de fluxogramas, documento de Discovery (documento que rege as regras do sistema), aprovação das telas do sistema, desenvolvimento dos papéis funcionais (espaço para procuradores, assessores e servidores do administrativo), entre outras.
De acordo com o LabPDI as regras do sistema ainda estão sendo definidas pois cada setor possui sua peculiaridade. A princípio foram estabelecidas diretrizes básicas para estruturar o sistema como, por exemplo, os prazos que cada procurador possui, quem pode aumentar o prazo, quais unidades podem visualizar os documentos e para onde podem encaminhar.
A equipe do Laboratório de Inovação já realizou a capacitação nas unidades que irão utilizar inicialmente a solução. São elas: PAG (Procuradoria de Assessoria ao Gabinete), COPGE (Coordenadoria da PGE), CGPGE (Corregedoria-Geral), PAA (Procuradoria de Assuntos Administrativos) e a CJUR-SAD (Coordenadoria Jurídica da PGE na Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização).
Conforme explica o pesquisador em Tecnologia da Informação, atualmente está sendo finalizado o ambiente de homologação, etapa em que as unidades simulam várias situações de tramitação de documentos para validar as funções do sistema.
“Essa etapa é quando a gente leva até o cliente a aplicação para melhorá-la antes de entrar na produção. A ideia é que os setores selecionados utilizem a solução e tragam os feedbacks para que possamos pensar nas alterações necessárias e consolidar o sistema, a fim de que ele seja acessível e adequado para todos”, disse Ricardo da Costa.
Para a procuradora-geral do Estado, Ana Carolina Ali Garcia, a nova versão da ferramenta irá impulsionar ainda mais o processo de digitalização e controle de documentos no órgão, que foi escolhido pelo Governo para ser pioneiro na implantação de processos eletrônicos no Estado.
“Esta mudança irá proporcionar mais agilidade e eficiência nos procedimentos executados pela PGE, bem como uma mensuração do volume de atividades do Consultivo. Nosso intuito com a nova ferramenta é modernizar e aprimorar ainda mais os serviços públicos prestados através de soluções digitais”, afirmou.
A procuradora do Estado e coordenadora da CIGE (Coordenadoria de Inteligência e Gestão Estratégica) – unidade da qual o Laboratório faz parte – acrescenta que o sistema irá facilitar o controle, o acesso e a produção de documentos.
“O sistema será bem completo e irá facilitar o controle, o acesso e a produção de documentos em muitas áreas de atuação da PGE como, por exemplo, no direito e na governança, além das áreas administrativas e de estatística. Estamos acompanhando o Estado nessa transformação digital para trazer ainda mais resultados positivos”, ressaltou Cristiane Müller Dantas.
Texto: Hanelise Brito
Revisão: Tatiane Pazeto Puks