A COPGE (Coordenadoria da Procuradoria-Geral do Estado) é uma unidade de apoio da PGE-MS (Procuradoria-Geral do Estado de Mato Grosso do Sul) que realiza a coordenação das atividades administrativas do órgão, garantindo que a atividade fim da Procuradoria – representação judicial e extrajudicial do Estado – se concretize com efetividade.
A Coordenadoria é responsável por toda a gestão administrativa, financeira, orçamentária e pessoal da instituição. Também realiza a gestão das receitas e despesas destinadas ao órgão e analisa a necessidade das contratações, além de planejá-las e executá-las.
Nos últimos anos, a COPGE implementou ações de inovação que trouxeram ganhos como a otimização de tempo, o aperfeiçoamento do gerenciamento de dados e a especialização de servidores em determinadas matérias.
Sob a chefia do procurador do Estado Rafael Koehler Sanson, a unidade caminha neste ano com o objetivo de mapear as fases do planejamento de contratações e elaborar minuta-padrão de maneira elucidativa e didática para as contratações públicas.
Confira a entrevista completa:
1 – Qual é a função do procurador do Estado nesta Coordenadoria?
O procurador do Estado coordenador auxilia a direção da PGE-MS nas funções administrativas que envolvem gestão de pessoas, planejamento de contratações públicas, gestão de patrimônio, frota, serviços gerais e atividades de TI (Tecnologia da Informação). Além disso, ele é responsável por gerir a Unidade Financeira e Orçamentária e a Unidade de Processamento de Intimações da Procuradoria.
2 – Quais os principais assuntos/demandas atendidas na Coordenadoria? E os desafios?
A Coordenadoria atende todas as demandas da instituição quanto a aquisições de bens e contratação de serviços indispensáveis para a manutenção do órgão e execução da atividade fim da instituição. Ela planeja e executa as contratações quando realizadas pela PGE-MS e as gere quando se trata de contratos corporativos.
Entre os serviços que a COPGE é responsável estão: aquisição de equipamentos de informática, serviços de impressão, mobiliário, materiais de expediente, manutenção de veículos e capacitações para servidores e procuradores do Estado. Neste ponto, o principal desafio é atender a necessidade da instituição em tempo hábil, com qualidade e eficiência nas contratações.
Além disso, a Coordenadoria é responsável pela gestão de pessoal, que envolve organizar informações quanto à lotação, controle de frequências, direitos e vantagens, dados pessoais, histórico funcional, documentações, publicações de atos de pessoal, folha de pagamento, vale transporte, entre outros. Nesta área, o desafio é o controle e a gestão da quantidade de dados.
A COPGE também realiza a manutenção da regularização contábil da PGE-MS, por meio da gestão financeira e orçamentária que cuida da receita destinada à instituição, do processamento e liquidação de despesas e da administração dos programas e atividades previstos nas legislações orçamentárias.
3 – Quantas unidades têm?
A Coordenadoria possui 08 (oito) unidades subdivididas em diretorias, sendo elas:
1. Assessoria técnica da COPGE (ASTEC)
2. Unidade de Planejamento e Gestão de Contratações (UPGC), composta pelas seguintes diretorias:
a) Diretoria de Planejamento de Contratações (DPC);
b) Diretoria de Gestão de Compras e de Atas de Registro de Preços (DGCA);
c) Diretoria de Gestão de Contratos (DGCON).
3. Unidade de Finanças (UFIN), composta pelas seguintes diretorias:
a) Diretoria de Planejamento, Orçamento e Controle interno (DPLAN);
b) Diretoria de Execução Orçamentária, Financeira e Contábil (DEOFI).
4. Unidade de Suprimento, Logística e Serviços (USLS), composta pelas seguintes diretorias:
a) Diretoria de Patrimônio e Almoxarifado (DPA);
b) Diretoria de Transporte e Logística (DTL);
c) Diretoria de Serviços Gerais (DSG).
5. Unidade de Gestão de Pessoal (UGP), composta pelas seguintes diretorias:
a) Diretoria de Administração de Pessoal (DAP);
b) Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP).
6. Unidade de Tecnologia da Informação (UTI):
a) Diretoria de Gestão e Planejamento de Tecnologia da Informação (DGPTI);
b) Diretoria de Suporte, Infraestrutura e Segurança em Tecnologia da Informação (DSISTI);
c) Diretoria de Atendimento aos Usuários nos Sistemas de Tecnologia da Informação (DAUSTI).
7. Unidade de Protocolo e Correspondências (UPROT):
8. Unidade de Processamento de Intimações (UNIPI).
4 – Quais avanços que gostaria de destacar nas ações dos últimos anos?
Nos últimos anos, destacam-se os seguintes avanços:
a) Criação de controle das contratações realizadas pela instituição, por meio de planilha com informações sobre o objeto a ser contratado, contendo o número do processo, data de abertura, servidores responsáveis pelo planejamento, data de elaboração do Estudo Técnico Preliminar e do Termo de Referência, entre outros. Essa inovação proporcionou a gestão de informações valiosas como por exemplo a quantidade de processos de contratação, os respectivos objetos, fases procedimentais, tempo de tramitação, etc.
b) Padronização dos instrumentos elaborados pelos setores envolvidos nas contratações como: Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência (principalmente quanto à aquisição por dispensa em razão do valor, contratação de serviços e inexigibilidade para contratação de cursos e capacitação). Tais padronizações permitiram organizar o procedimento, de modo a facilitar a compreensão do trâmite, otimizar o tempo, permitindo que com o mesmo número de servidores a PGE consiga atender maior número de demandas de contratação.
c) Atribuição específica do patrimônio de uso pessoal (por exemplo: cadeiras e computadores) aos servidores e procuradores, além da criação de um Termo de Responsabilidade pelo objeto destinado ao servidor como política de conservação do patrimônio público. Esta atribuição permitiu o gerenciamento de dados, bem como envolvimento dos servidores na preservação do patrimônio público.
d) Elaboração de novo Regimento Interno para a Coordenadoria com o objetivo de modernizá-lo. No novo texto foram revistas e atualizadas as atribuições já existentes, criadas novas unidades para distribuir melhor as atividades e especializar servidores em determinadas matérias (Diretoria de planejamento de Contratações; Diretoria de Gestão de Compras e Atas de Registro de Preços; Diretoria de Atendimento aos Usuários nos Sistemas de Tecnologia da Informação, diretoria de gestão de pessoas).
5 – Qual a importância desta Coordenadoria na estrutura da PGE-MS?
Como se vê, a Coordenadoria é o coração da PGE-MS, responsável por toda a gestão administrativa, financeira, orçamentária e pessoal da instituição. É esta atividade meio que permite a execução da finalidade última da PGE-MS: a representação judicial e administrativa do Estado de Mato Grosso do Sul e a viabilização da implementação de políticas públicas.
6 – Quais os objetivos e as metas para 2023?
Para 2023, a principal meta da Coordenadoria era reestruturá-la de forma que as Unidades Setoriais correspondessem efetivamente à execução dos servidores. Este propósito já se concluiu a partir da revisão do Regimento Interno, que resultou na reorganização da Coordenadoria.
Além disso, destaca-se o objetivo de mapear as fases do planejamento de contratações e elaborar minutas-padrão para as contratações diretas, de forma elucidativa e didática.
As minutas já foram elaboradas e estão em fase de implementação pela Diretoria de Planejamento de Contratações (DPC), que tem permitido a divisão de atribuições entre as demais diretorias e o desenho do fluxograma dos nossos processos, que garantem a celeridade nas contratações da instituição.
7 – Como a atuação da COPGE reflete em ganhos para a sociedade?
A Coordenadoria faz a gestão das receitas e despesas destinadas à PGE-MS, analisa a necessidade das contratações, além de planejá-las e executá-las, gere o patrimônio da instituição, a frota, bem como orienta a gestão de pessoal. Somente com a devida coordenação é possível garantir que a atividade fim da PGE-MS se concretize com efetividade.
À medida que a Coordenadoria trabalha para a aplicação eficiente dos recursos destinados à instituição, garante que a Procuradoria atue de forma a assegurar que o Estado, suas autarquias e fundações cumpram com eficácia e legalidade suas obrigações perante a sociedade.
Texto: Hanelise Brito
Fotos: GuidoBreyJr
Revisão: Tatiane Pazeto Puks